For arrangører

Vi vil rigtig gerne hjælpe alle de kulturaktører, vi overhovedet kan komme til. Men vi har selvfølgelig nogle kriterier, som alle skal være opfyldt, for at det passer ind i den ramme, som de frivillige har meldt sig til.

• Arrangementet eller arrangøren skal have tilknytning til Holstebro Kommune.
• Arrangementet skal være delt på Oplev Holstebros eventkalender.
• Arrangementet skal være åbent for alle at deltage i eller købe billetter til.
• Opgaverne må ikke have karakter af gentagende drift, da der er tale om kulturfrivillige til events.
• Opgaverne må ikke være for fysisk krævende eller vagt-lignende (ikke at forveksle med almindeligt opsyn).

Vi kan aldrig garantere, at opgaverne bliver fyldt op, da frivilligholdet består af helt almindelige mennesker, som kun melder sig til de opgaver, de har tid og overskud til. Og så afhænger det især af:

• hvordan opgaverne bliver præsenteret og deres omfang/indhold.
• om opgaverne bliver meldt ud i god tid eller lige i sidste øjeblik.
• hvor mange frivilligopgaver, der er tilgængelige på samme tid.

Oplev Holstebros Frivillighold er forankret i Holstebro Kommune. I perioder med stor efterspørgsel vil frivilligholdets ressourcer derfor som udgangspunkt blive prioriteret til kommunens egne arrangementer samt arrangementer hos kulturinstitutionerne.

Oplev Holstebros Frivillighold er altid klar på en udfordring, men nogle opgaver fungerer bare bedre i praksis end andre. Vi har blandt andet rigtig gode erfaringer med opgaver indenfor:

• Oppyntning
• Entré
• Garderobe
• Guide
• Velkomstvært
• Medhjælper til workshop
• Servicering i backstage
• Løbende oprydning
• Madservering
• Servering i bar
• Flagpost

Vi anbefaler, at du tænker over disse ting, for at få størst succes med dine opgaver:

• Meld opgaverne ud i god tid! Vi plejer at sige, opgavebeskrivelserne skal være klar og sendt til frivilligholdet senest 5 uger før arrangementet, så der er god tid til at behandle dem.
• Opgavens tidsrum – det skal hverken være for lange eller for korte vagter. Optimalt mellem 2-4 timer.
• Hvordan kan du sælge opgaven? Definér opgaven tydeligt og fremhæv, hvad der gør det sjovt at være med.
• Hvilket foto illustrerer opgaven bedst og fanger opmærksomhed?
• Sørg for ordentlig forplejning og passende pauser, afhængig af tidsrum på dagen.

Du kan evt. tage et kig på frivilligsiden for at blive inspireret af, hvordan andre præsenterer deres opgaver:

Frivilligopgaver

Nogle opgavetyper sælger ikke så godt, og nogle opgaver egner sig bare ikke som frivilligopgaver. Vi har knap så gode erfaringer med opgaver indenfor:

• Opsætning/nedtagning som indebærer tunge løft og andet hårdt fysisk arbejde.
• Vagt-opgaver (ikke at forveksle med opsyn).
• Deciderede rengøringsopgaver.

Oplev Holstebros Frivillighold følger gældende GDPR-regler og har interne procedurer for sikker håndtering af de frivilliges oplysninger. Som samarbejdspartner spiller du også en rolle i at sikre, at oplysninger behandles korrekt, når frivillige indgår i dit arrangement. Derfor skal du være opmærksom på, at:

• slette deltagerlisterne når du har afholdt dit arrangement.
• sende infomails til de frivillige med mailadresserne i bcc-feltet.
• du ikke må dele de frivilliges kontaktoplysninger med andre udover frivilligkoordinatorerne – heller ikke andre frivillige.

Skulle du have det mindste spørgsmål vedr. datahåndtering, så spørg os endelig til råds!

Når du involverer frivillige fra Oplev Holstebros Frivillighold i dine arrangementer, er det dig/din organisation der har ansvaret for dem under opgavens udførsel. Som aktør påhviler det dig at:

• Tegne nødvendige forsikringer: herunder lovpligtig arbejdsskadeforsikring samt erhvervsansvarsforsikring.
• Sikre arbejdsmiljøet: sørge for at arbejdet udføres under sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarlige forhold.
• Varetage ledelse: instruere de frivillige i opgaverne og føre det nødvendige tilsyn under udførelsen.

Holstebro Kommune er udelukkende formidler af opgaven. Hvis de frivillige måtte have spørgsmål om ansvar, forsikring og nærmere forhold, henviser vi dem derfor til dig/din organisation.

Vi lægger meget vægt på et tæt samarbejde i processen med brug af frivillige fra frivilligholdet, men samtidig skal der være en helt tydelig rollefordeling, så det hele går som det skal.

For at ridse det op helt kort, så hjælper vi med den praktiske og administrative del i forbindelse med at melde opgaverne ud på frivilligsiden og tage imod tilmeldingerne.

Herefter modtager du deltagerlisterne med navne og kontaktoplysninger på de frivillige, som har meldt sig til opgaverne. Herfra slipper vi tøjlerne, og det er nu dit ansvar at sende den sidste information til de frivillige inden deres opgave og sørge for, at de får en god oplevelse.